Ano ang pamamahala ng dokumento? - kahulugan mula sa techopedia

Kahulugan - Ano ang kahulugan ng Pamamahala ng Dokumento?

Ang pamamahala ng dokumento ay ang proseso ng pag-iimbak, paghahanap, pag-update, at pagbabahagi ng data para sa layunin ng pag-unlad ng daloy ng trabaho at mga kinalabasan ng negosyo. Ang sentralisadong pagbabahagi at pag-iimbak ng data sa loob ng mga tukoy na server ay tumutulong sa mga organisasyon na ma-access nang maayos at epektibo, kasama ang pag-secure ng protektadong data. Ang mga programa at server ay ginagamit sa proseso ng pamamahala ng dokumento. Ang mahalagang metadata ay sentralisado, taliwas sa desentralisado o mahirap hanapin.

Ipinapaliwanag ng Techopedia ang Pamamahala ng Dokumento

Sa pamamagitan ng naglalaman ng data sa isang ibinahaging server at sa loob ng ibinahaging mga file, pinapayagan lamang ng pamamahala ng dokumento ang mga awtorisadong gumagamit na mag-edit at magdagdag ng data sa mayroon nang data. Tinitiyak din nito na ang mga pag-download ay isinasagawa lamang ng mga awtorisado. Maaaring mai-encrypt ang data upang masiguro ang seguridad nito.

Ang mga server na itinalaga upang pamahalaan ang mga dokumento ay maaari ring maglaman ng built-in na mga aplikasyon ng daloy ng trabaho upang ma-maximize ang pamamahala ng gawain at tumulong sa pangkalahatang daloy ng organisasyon. Ang awtomatikong pagsubaybay sa mga gawain ng tao ay naganap sa panahon ng proseso ng pamamahala ng dokumento. Ang mga pasadyang kakayahan ng daloy ng trabaho ay maaaring maitayo kasama ng mga karaniwang paggamit ng template, na tinanggal ang pangangailangan para sa paulit-ulit na paglikha ng dokumento.