10 Mga tip para sa pagbibigay ng mas mahusay na suporta nito

Para sa maraming mga kumpanya, ang departamento ng IT ay nagsisilbing backbone at nerve center, na pinapanatili ang maayos na daloy ng impormasyon sa buong sistema. Ang departamento ng IT ay sumakop sa isang natatanging posisyon sa hierarchy ng kumpanya. Ang gawain nito ay hindi kinakailangang konektado sa pangunahing mga operasyon ng kumpanya (sa katunayan, ang lahat ng mga uri ng mga kumpanya ay may mga kagawaran ng IT, mula sa pagkain hanggang sa fashion) ngunit hindi ito independiyenteng mula sa natitirang mga kagawaran.

Habang ang mga tauhan ng IT ay hindi kinakailangang subordinado sa iba pang mga empleyado, pinapanatili nila ang isang uri ng posisyon ng serbisyo sa customer. Ang pagbibigay ng suporta sa IT sa mga empleyado ay isang mahalagang gawain para sa anumang IT department sa isang kumpanya. Pinapayagan nito ang mga tao sa kumpanya na maisagawa nang maayos ang kanilang mga gawain at madagdagan ang pagiging produktibo ng kumpanya. Kaya paano nila magagawa nang mas mahusay ang trabahong iyon? Narito ang 10 mga tip na dapat isaalang-alang ng departamento ng IT. (Ang pagtratrabaho sa IT ay may mga disbentaha. Sa 10 Mga Dahilan Hindi Ito Magbabayad upang Maging IT Guy.)

Magkaroon ng isang Ticket System

Maraming mga malalaking kumpanya na nagbibigay ng teknikal na suporta sa kanilang mga kliyente ay may sistema ng tiket upang masubaybayan ang kanilang mga gawain at subaybayan ang pag-unlad sa anumang trabaho. Kahit na ito ay panloob, isang simpleng sistema ng tiket ay maaaring makatulong na ayusin ang kagawaran upang ang mga techs ay hindi malilimutan kung ano ang kailangang gawin. Ang pinaka-pangunahing bagay na dapat magkaroon ng sistema ng tiket ay ang kakayahang awtomatikong tumugon sa isang numero ng tiket, at isang patlang na "tala", upang maitala ng mga tekniko ang mahalagang impormasyon tungkol sa pag-unlad ng tiket.

… O Sa Pinakamababa ng isang Nakatuong Email Address

Ang ilang mga kumpanya ay maaaring hindi magkaroon ng mga mapagkukunan (o nais) na magkaroon ng isang ganap na functional na sistema ng tiket. Ang isang mahusay na alternatibo ay ang mag-set up ng isang dedikadong email address para sa mga katanungan at mga isyu sa suporta, na may isang auto-responder para sa mga bagong email.

Magpadala ng Mas Mas kaunting Mga Email

Gumugol ng oras ng pagtugon gamit ang mga tamang katanungan sa isang email o mensahe. Ang problema ng mga tauhan ng IT ay may posibilidad na mawalan ng oras sa pagsulat lamang ng mga email o pagpapadala ng mga mensahe pabalik-balik. Halimbawa, kung nakatanggap sila ng isang email na nagsasabing "Hindi ako makakakuha ng email, " maaaring ipadala nila ang isang mabilis na tugon gamit ang "Anong aparato ang ginagamit mo?" na kung saan ay maaaring makakuha ng isang tugon ng "Aking laptop, " kung saan sasagot sila, "Ano ang OS?" Ito ay maaaring literal na magpatuloy sa lahat ng araw. Sa halip, ang IT ay dapat gumugol ng oras upang matiyak na makuha nila ang lahat ng impormasyon na kailangan nila sa isang email, at pagkatapos ay magbigay ng isang tugon. Ang paggastos ng ilang minuto sa pagtugon sa tao nang detalyado ay makakatulong upang maputol ang walang katapusang pag-uusap sa likod.

Magbigay ng Impormasyon Tungkol sa Mga Kilalang Mga Bawal

Magbigay ng isang FAQ o "Kilalang Mga Bawal" na pahina. Karamihan sa mga tao ay may parehong mga isyu tulad ng iba pang mga gumagamit. Sa pamamagitan ng pagbibigay ng isang FAQ para sa lahat, o marahil ng isang pahina na detalyado ang mga kilalang mga bug (at kung ano ang ginagawa tungkol sa mga ito), maaaring maputol ng departamento ng IT ang paulit-ulit na mga email o mga mensahe na dapat nilang sagutin - hindi babanggitin ang pagkagalit sa tungkol sa kung ang mga isyu ay tinalakay.

Lumikha ng isang Forum

Para sa mga mas malalaking kumpanya na may isang malaking base ng gumagamit, maaaring magkaroon ng kahulugan upang lumikha ng isang forum kung saan mailista ng mga tao ang kanilang mga isyu o alalahanin. Pinapayagan nito ang mga empleyado na tumugon sa bawat isa at tulungan ang bawat isa.

Tumugon sa Personal

Ito ay parang isang simple - o kahit na lohikal - bagay na dapat gawin, ngunit maraming mga departamento ng IT ang gumagamit pa rin ng "koponan" o "ang iyong koponan ng suporta" kapag nakikipag-usap sa mga kahilingan. Hindi lamang nakakainis ito sa maraming mga gumagamit, ngunit maaari rin itong gawing tunog tulad ng sinusubukan ng departamento na maiwasan ang pananagutan at responsibilidad. Kung ang mga kawani ng IT ay personal na tumugon sa bawat kahilingan at isama ang kanilang mga pangalan, makakatulong ito sa mga empleyado na pakiramdam na ang kahilingan ay hawakan at bibigyan din sila ng isang paraan upang makakuha ng isang paghawak ng isang tao kapag talagang kailangan nila ng tulong.

Magbigay ng Time Frame

Ipaalam sa mga tao kung kailan maaayos ang isang isyu. Muli, ito ay isang bagay na maaaring tila tulad ng karaniwang kahulugan, ngunit kakaunti ang mga tao na gumugol ng oras upang magpadala ng isang mensahe sa taong humihiling ng suporta sa sandaling maayos ang isyu. Hindi lamang ito magalang, ngunit nagbibigay din ito ng isang oras na stamp at isang trail ng papel na dapat lumitaw ang iba pang mga isyu.

Humingi ng Feedback

Ang sinumang departamento o kumpanya ay nais malaman kung paano nila ginagawa at kung paano nila mapapabuti ang kanilang mga serbisyo. Matapos malutas ang isang kahilingan, magandang ideya na humingi ng puna mula sa empleyado. Maghanda ng isang link na handa sa isang form o tanungin lamang sa kanila kung ano ang naisip nila sa serbisyo.

Huwag Tolerate Abuse

Madali para sa mga tao na mabigo, lalo na sa mga nagtatrabaho sa mga high-pressure na trabaho. Sa ilang mga kaso, ito ay maaaring mangahulugan ng pagkuha ng mga pagkabigo sa ibang mga tao, tulad ng mga kawani ng IT. Habang maraming mga executive ang tinitingnan ang mga kawani ng departamento ng IT bilang mga subordinates, hindi nangangahulugang sila ay mga tagapaglingkod. Ang mga tagapamahala at pinuno ng departamento ng IT ay hindi dapat magparaya sa pang-aabuso mula sa iba pang mga kagawaran, lalo na sa mga pasalita na umaabuso sa mga empleyado.

Maging Propesyonal

Dahil ang mga departamento ng IT ay kadalasang pinangangasiwaan ang mga panloob na bagay, madali itong maging kaswal o maging brusque pagdating sa paghawak ng mga kahilingan. Ang mga tauhan ng IT, gayunpaman, ay dapat palaging mag-proyekto ng isang propesyonal, o kahit isang magiliw na tono, kapag tumugon sa mga kahilingan. Ang isang kagandahang-loob ay maaaring umalis.

Ito ay ilan lamang sa mga tip upang matulungan ang mga kagawaran ng IT na magbigay ng mas mahusay na serbisyo sa kanilang mga kumpanya. Kung mayroon kang iba pang mga tip, mangyaring ibahagi ang mga ito sa @Techopedia.