Ano ang pagpapanatili ng email? - kahulugan mula sa techopedia

Kahulugan - Ano ang ibig sabihin ng Pagpapanatili ng Email?

Ang pagpapanatili ng email ay ang pagpapanatili ng mga instant na tala sa pagmemensahe at email sa isang samahan batay sa mga patakaran ng nababahala na samahan. Ang patakaran sa pagpapanatili ng email ay ginawa bilang pagsunod sa mga patakaran sa pang-industriya, gobyerno o negosyo. Ang pagpapanatili ng email at ang mga patakaran hinggil sa pareho ay kinakailangan sa isang samahan para sa ligal na mga alalahanin, regulasyon at pamamahala ng kaalaman.

Ipinaliwanag ng Techopedia ang Pagpapanatili ng Email

Ang pagpapanatili ng email ay naiiba sa pag-archive ng email. Habang pinapayagan ng pag-archive ang mga gumagamit ng negosyo na mapanatili ang email at mga instant na mensahe para sa isang hindi tiyak na takdang oras, tinutukoy ng pagpapanatili ng email ang dami ng oras ng isang email o rekord ng instant message ay dapat na panatilihin bago ito awtomatikong tinanggal. Ang mas matagal na pagpapanatili ng email ay nagdaragdag ng panganib sa seguridad ng pagkakaroon ng isang hindi awtorisadong gumagamit na makakuha ng access sa mga lihim ng organisasyon o kumpidensyal na materyal. Ang mas maiikling pagpapanatili ng email ay makakatulong sa pag-alis ng mga isyung ito at mas madali at hindi gaanong magastos upang maipatupad. Gayunpaman, magiging gastos ito sa mga ehekutibo at pang-matagalang empleyado, na maaaring mangailangan ng mga lumang rekord ng email at mensahe upang alalahanin o suriin ang mga nakaraang desisyon sa organisasyon o departamento. Mahalaga na magkaroon ng isang patakaran sa pagpapanatili ng email na pantay at pare-pareho para sa samahan at nagbibigay ng pinakamahusay na takdang oras ng pagpapanatili. Ang pinakamainam na kasanayan ay upang itakda ang mga patakaran sa pagpapanatili ng email at pamantayan sa pagtanggal batay sa kategorya ng nilalaman ng email kasama ang kakayahang umangkop upang mapaunlakan ang paglilitis sa isang napapanahon at epektibong pamamaraan.

Ang mga patakaran sa pagpapanatili ng email ay makakatulong sa isang samahan sa maraming paraan. Una, tinitiyak nito ang lahat ng pagsunod sa regulasyon ay sinusunod at binabawasan ang gastos ng hindi pagsunod at panganib ng mga parusa. Pangalawa, pinapabuti nito ang pagganap ng IT nang hindi pinapataas ang mga gastos na kasangkot. Pangatlo, nakakatulong ito sa pamamahala ng kaalaman sa pamamagitan ng pagbibigay ng impormasyon sa mga gumagamit upang madagdagan ang pagbabago ng negosyo, pagpapabuti at pagiging produktibo.